Digitale Zeiterfassung ist die moderne Form der Zeiterfassung und in vielen Unternehmen bereits Usus. Es gibt verschiedene Verfahren, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch zu erfassen: Terminals, Fingerprint, Software, Online- oder mobile Zeiterfassungssysteme. Doch warum sollten Sie überhaupt elektronische Zeiterfassung einsetzen und welches Verfahren ist für Ihr Unternehmen das richtige? Wir stellen Ihnen die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung und die unterschiedlichen Verfahren vor. So haben Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
Vorteile moderner Zeiterfassung
Ein entscheidender Vorteil der elektronischen Zeiterfassung besteht darin, dass sie alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung liefert. Mehr noch: Die Daten werden automatisch in die Entgeltabrechnungs-Software übertragen. Die umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit, die noch zu Zeiten der Stechuhr durchgeführt werden musste, ist also nicht mehr erforderlich. Das Ergebnis: eine riesige Zeitersparnis. Da die Daten auch in die Kalkulation importiert werden können, bietet elektronische Zeiterfassung optimale Planungsmöglichkeiten.
Die Überstundenkonten der Mitarbeiter werden automatisch geführt, so dass man auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhält. Dadurch lassen sich Überstunden gezielt reduzieren. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über elektronische Zeiterfassungssysteme übersichtlich und einfach verwalten. Außerdem ist damit die Projektzeiterfassung möglich. Das heißt, jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten bestimmten Projekten zuordnen. Ein großer Vorteil für alle Unternehmen, die ausschließlich projektbezogen arbeiten! Außerdem ermöglicht die elektronische Zeiterfassung die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle und damit gezielte Mitarbeitermotivation.
Digitale Zeiterfassung: Diese Verfahren gibt es
Elektronische Zeiterfassung lohnt sich nicht nur für große und mittelständische Unternehmen, sondern auch für Firmen mit wenigen Mitarbeitern oder gar Freiberufler. Da die Ansprüche je nach Größe und Branche stark variieren, gibt es auch unterschiedliche Verfahren. Welches System sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, lesen Sie auf dieser Seite.
Zeiterfassungsterminal
Bei der elektronischen Zeiterfassung werden häufig Zeiterfassungsterminals eingesetzt. Hier erfassen die Mitarbeiter mithilfe einer Hardware, wie z.B. Chipkarte, Transponder oder Fingerprint, Arbeitsbeginn und -ende. Die Daten werden automatisch in einer Datenbank gespeichert und können zur Entgeltabrechnung abgerufen werden.
Klassisches Erfassungsmedium ist eine Plastikkarte für jeden Mitarbeiter mit Magnetstreifen oder Chip, die gleichzeitig als Firmenausweis dienen kann. Eine weitere Option: Zeiterfassung via modernem Fingerprint. Dieser macht Erfassungsmedien, wie die Chipkarte, überflüssig.
Insbesondere mittlere Unternehmen aus den Bereichen Produktion und Industrie bevorzugen die Zeiterfassung mit Hardware.
Nachteil
Die Anschaffungskosten für die Zeiterfassungsterminals und die Lizenzgebühren für die Software sind relativ hoch.
Vorteile
Die Zeiterfassungsterminals sind ebenso wartungsarm wie die Software. Außerdem werden die erfassten Arbeitszeiten direkt in der Zeitwirtschaft verarbeitet und müssen nicht mehr manuell nachgerechnet werden. Auch Falschbuchungen können problemlos korrigiert werden.